Czym jest e-faktura?

W dzisiejszym świecie na każdym kroku korzystamy z nowinek technologicznych. Nic więc dziwnego, że tak chętnie wybieramy elektroniczne faktury. To spora oszczędność kosztów i czasu, gdyż nie korzystamy z papierowych dokumentów. Możliwość wystawiania, przechowywania i przesyłania e-faktur jest dużym udogodnieniem dla wielu firm. Sprawdźmy, czym dokładnie jest e-faktura i jakie ma zalety. Co trzeba wiedzieć? Jak wystawiane są e-faktury?

Wyjaśnienie pojęcia

Pojęcie e-faktury jest wskazane z ustawie o podatku od towarów i usług. W tym wypadku wiemy, że jest to elektroniczna faktura, czyli wystawiona lub otrzymana w formie elektronicznej. Faktem jest, że e-fakturami są dokumenty wysłane w postaci komunikatów ustrukturyzowanych, np. XML. Poza tym można korzystać także z innych formatów (JPG, OPDF). Co ciekawe, ustawodawca nie narzuca nam formatu, jaki musimy wybrać. Wiele zależy od danej firmy i jej preferencji. Format jednakże musi być możliwy do otwarcia przez odbiorcę faktury. Dzięki temu dokument jest ważny. 

Jak wystawić e-fakturę?

Proces wystawienia e-faktury jest bardzo prosty. Pamiętajmy o tym, że elektroniczne dokumenty muszą spełniać warunki wskazane w ustawie o VAT. Trzeba tutaj wskazać między innymi:

• datę wystawienia,
• numer dokumentu,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika wraz z adresem,
• datę dokonania dostawy towarów,
• nazwę usługi lub towaru,
• cenę jednostkową netto,
• stawkę i kwotę podatku itp. 

Co jeszcze trzeba wiedzieć? W tej sytuacji zastosowanie mają także przepisy wskazujące na faktury uproszczone. Jeśli transakcja ma niewielką wartość, podatnik może skorzystać z takiego dokumentu. Na nim nie wpisuje się szczegółowych danych nabywcy (wystarczy numer NIP lub PESEL). 

Bardzo ważne jest to, że fakturę wystawiamy w dwóch egzemplarzach. Jeśli chodzi o elektroniczną formę, tutaj mamy jeden egzemplarz, który następnie staje się przedmiotem multiplikacji. E-faktury już od dłuższego czasu są bardzo chętnie stosowane w wielu firmach, bez względu na branżę i wielkość firmy. 

Dlaczego warto postawić na faktury elektroniczne? To z pewnością oszczędność kosztów i czasu. Dokument wystawiamy na komputerze, bez konieczności stosowania papierowych wersji.